La présente notice (la « Notice ») a pour objet de vous informer, conformément aux dispositions du Règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi qu’aux dispositions de la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données (ci-après les « Lois sur la protection des données personnelles»), de la manière avec laquelle, l’Office Social, agissant en tant que responsable de traitement, collecte, conserve et traite, par voie électronique ou par tout autre moyen, les données que vous nous avez fournies dans le cadre de votre demande d’aides ou d’assistance sociale. 

1. Les données personnelles (les « Données Personnelles ») que nous collectons, conservons et traitons comprennent : 

Dépendant des services auprès desquels votre demande d’assistance a été présentée et des services demandés, nous traitons différents types de Données Personnelles. 

Les données que nous traitons comprennent vos données d’identification (nom, prénom, matricule, nationalité, votre sexe, votre date et lieu de naissance, votre état civil, votre signature, la copie recto-verso de votre carte d’identité ou de votre carte de séjour, le cas échéant), vos données de contact (adresse, numéro de téléphone, adresse email), données relatives à votre situation professionnelle, (identité de votre employeur, poste occupé, situation de non-emploi), ainsi que certains détails relatifs à votre situation familiale (certificat de composition de ménage récent, informations concernant votre conjoint(e)/partenaire/concubin(e); vos enfants etc.) et détails concernant le problème donnant lieu à la demande d’assistance, incluant les demandes d’assistance judiciaire. 

Sont également traitées par nos services les données nécessaires à l’aide à la gestion financière telles que les données figurant dans votre procuration pour la gestion financière, votre numéro de compte bancaire/RIB, les revenus de tous les autres membres de votre ménage, vos extraits bancaires, les renseignements que vous nous avez fournis sur votre situation de fortune mobilière (si un membre de votre ménage perçoit ou paie une pension alimentaire : pièce justificative indiquant le montant perçu ou versé) et immobilière (pièces attestant des revenus des biens immobiliers et mobiliers, pièce justificative des immeubles vous appartenant situés à l’étranger) votre situation de logement (si votre ménage est locataire : copie du contrat de bail de votre ménage et vos quittances du loyer des 3 derniers mois ; si votre ménage rembourse un prêt immobilier : preuve du paiement de la mensualité). 

Nos services peuvent également être amenés à traiter les données figurant dans différents certificats que vous nous soumettez, tel que votre certificat d’affiliation au Centre Commun de la Sécurité Sociale, le cas échéant celle figurant au certificat négatif du fonds national de solidarité (le « FNS ») de chaque membre de votre ménage, certificat de propriété délivré par l’Administration des Contributions, certificat d’affiliation à la Sécurité Sociale de moins de 3 mois pour toutes les personnes de votre ménage adultes non scolarisées, certificat de scolarité ou d’inscription universitaire pour tout enfant de votre ménage de plus de 18 ans, certificats de revenus des 3 derniers mois, certificats de tout autre revenu des 12 derniers mois, certificat(s) détaillé(s) de pension. 

Outre les données listées ci-dessus, nos agents régionaux d’inclusion sociale (« ARIS ») traitent également les données de profilage de l’agence pour le développement de l’emploi (« ADEM »), permis de conduire, langues parlées, dates de vacances, tutelle, statut de réfugié, revenu pris en compte par le FNS, vos formations / diplômes, votre parcours scolaires et vos expérience professionnelle, votre mobilité géographique, les obstacles liés à la garde du/des enfant(s) de votre ménage ainsi qu’à la garde de personnes tierces (certificat d’assurance de dépendance). 

Dans certaines situations, notamment lorsque l’aide demandée concerne la prise en charge de frais médicaux ou que vous gardez dans votre ménage des personnes dépendantes, les services de l’Office Social pourraient être amenés à traiter des catégories de données dites spéciales, telles que des données de santé vous concernant ou concernant les membres de votre ménage. 

2. Les finalités pour lesquelles nous traitons vos Données Personnelles : 

Nous collectons et traitons vos Données Personnelles dans le cadre de l’exécution de notre mission d’intérêt public, dans le but d’examiner votre demande et par la suite de vous fournir les services et l’assistance demandée, et pour nous conformer aux obligations légales qui nous sont applicables. 

En particulier, vos Données Personnelles sont traitées dans le cadre de : 

• La fourniture de nos services d’aide sociale, d’aide au logement, ainsi que tout type d’assistance offerte par nos ARIS, 
• L’exécution des mesures nécessaires à la prise en charge de votre demande et de juger de l’admissibilité de votre dossier de demande d’aide, et afin d’exécuter l’aide et de fournir l’assistance, de gérer nos relations avec vous, de prévenir les abus et fraudes, gérer les risques, gérer le contentieux et le recouvrement, 
• du respect des obligations légales et réglementaires qui nous sont applicables. 

3. Les personnes avec lesquelles nous partageons vos Données Personnelles : 

Conformément aux Lois sur la protection des données personnelles, certaines de vos Données Personnelles sont susceptibles d’être partagées avec d’autres administrations, ainsi que toute autorité publique compétente (incluant les autorités des pouvoirs exécutifs et judiciaires) et prestataires de services externes (les « Destinataires »). 

Dépendant du type d’aides reçu ou de l’assistance fournie par l’Office Social, ces Destinataires comprennent notamment l’office national d’inclusion sociale (l’« ONIS »), le FNS, l’ADEM, l’Inspection générale de la sécurité sociale (en application de l’article 33 bis de la loi modifiée du 18 décembre 2009), le Fonds du Logements, le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique, Service central d’assistance sociale, la Banque et Caisse d’Epargne de l’Etat Luxembourg, Bâloise Assurances Luxembourg SA, des propriétaires de logement, des entreprises spécialisées dans les travaux d’entretien des logements, le cas échéant des entreprises de location de véhicules ou tout autre prestataires de services et administrations. 

Ce partage de vos Données Personnelles n’intervient que lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution de nos missions et des finalités décrites sous le point 2 ci-dessus. 

Les Destinataires pourraient, sous leur propre responsabilité, confier le traitement desdites Données Personnelles à leurs agents ou prestataires de services (les « Sous-Destinataires ») lesquels devront traiter ces données uniquement afin d’assister les Destinataires dans l’exécution de notre mission d’intérêt public, de leurs services à l’Office Social et/ou d’assister les Destinataires dans le cadre du respect de leurs obligations légales. 

Les Destinataires et les Sous-Destinataires sont uniquement situés dans l’Espace Economique Européen. 

4. Les droits dont vous disposez : 

Dans les conditions fixées par les Lois sur la protection des données personnelles, vous avez le droit de : 

• demander accès à vos Données Personnelles, 
• d’exiger que vos Données Personnelles soient rectifiées lorsque incomplètes ou erronées, 
• d’en réclamer l’effacement, 
• de vous opposer à leur traitement, 
• de demander la limitation de leur traitement, et 
• d’en réclamer la portabilité. 

Vous pouvez exercer les droits mentionnés ci-dessus sur demande écrite adressée au délégué à la protection des données de l’Office Social par courrier dpo@oscbfr.lu. 

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données à l’adresse suivante : 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux. 

5. Conservation de vos données : 

Vos Données Personnelles traitées aux fins de l’exécution de notre mission d’intérêt public, de nos services et en respect de nos obligations légales seront uniquement conservées pendant le temps nécessaire à leur traitement, soumis aux délais de prescription légaux applicables.