Introduction

La présente notice (la « Notice ») a pour objet de vous informer, conformément aux dispositions du Règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »), ainsi qu’aux dispositions de la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données (ci-après les « Lois sur la protection des données personnelles»), de la manière dont, l’Office Social, agissant en tant que responsable de traitement, collecte, conserve et traite, par voie électronique ou par tout autre moyen, les données que vous nous avez fournies dans le cadre de votre demande d’aides ou d’assistance sociale.

Les termes utilisés dans la Notice ont la signification suivante :

• Responsable du traitement : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ;
• Sous-traitant : personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
• Données à caractère personnel ou données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ;
• Personne concernée : la personne physique identifiée ou identifiable à laquelle se rapportent les données à caractère personnel ;
• Destinataire : une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme, à qui les données à caractère personnel sont communiquées.

Les catégories de Personnes concernées

L’Office Social recueille des données à caractère personnel concernant les personnes physiques identifiées ou identifiables suivantes (la ou les “Personne(s) concernée(s)“) :

Les Données Personnelles  que nous traitons

Dépendant des services auprès desquels votre demande d’assistance a été présentée et des services demandés, nous traitons les catégories suivantes de Données Personnelles.

Vous vous engagez à ce titre à informer les Personnes concernées (par exemple, les membres de votre ménage) que l’Office Social dispose de certaines de leurs Données Personnelles et que ces données seront traitées conformément à la présente notice d’information.

Les Personnes concernées peuvent, à leur discrétion, refuser de communiquer les Données Personnelles à l’Office Social. Dans ce cas, ce dernier ne pourra pas être en mesure de traiter votre demande d’aide ou d’assistance sociale si les Données Personnelles en question sont nécessaires à cette fin.

En outre, les Personnes concernées doivent s’abstenir de fournir des Données Personnelles supplémentaires qui ne sont pas demandées par l’Office Social ou toute autre entité agissant en son nom. Sauf disposition contraire de la loi applicable, l’Office Social n’est pas responsable des dommages causés par le traitement des Données Personnelles fournies par les Personnes concernées qui n’ont pas été demandées par l’Office Social.

Les sources de collecte des Données Personnelles

Les Données Personnelles sont collectées à partir des sources suivantes :

• directement auprès de la Personne concernée ;
• de la part de tiers représentant l’Office Social;
• des prestataires de services de l’Office Social;
• des agents régionaux d’inclusion sociale ;
• des registres/plateformes publics ;
• des agences/autorités/administrations publiques.

Bases légales et finalités du traitement

Pour qu’une activité de traitement de données soit licite, elle doit d’abord être légitime et donc reposer sur au moins l’une des bases légales énoncées à l’article 6 du RGPD, notamment :

• le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investi le responsable du traitement;
• la Personne concernée a donné son consentement au traitement de ses Données Personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
• le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la Personne concernée est partie ou pour prendre des mesures à la demande de la Personne concernée avant la conclusion du contrat;
• le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle l’Office Social est soumis ;
• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’Office Social ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la Personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Lorsque le consentement est donné par les Personnes concernées, ce consentement doit être interprété de manière distincte de tout consentement donné dans le cadre d’obligations de confidentialité et/ou de respect du secret professionnel.

Dans le cas présent, les finalités pour lesquelles les Données Personnelles sont collectées et les bases légales sur lesquelles l’Office Social s’appuie sont précisées à l’Annexe A.

Si les finalités du traitement changent au fil du temps ou si l’Office Social souhaite utiliser les Données Personnelles pour de nouvelles finalités, ce dernier informera le bénéficiaire de l’aide sociale de ce nouveau traitement conformément aux Lois sur la protection des données personnelles.

Néanmoins, lorsque l’Office Social a collecté les Données Personnelles sur la base d’un consentement ou à la suite d’une obligation légale, aucun traitement ultérieur n’est autorisé au-delà de ce qui est couvert par le consentement initial ou les dispositions de la loi.

L’Office Social ne traitera pas les Données Personnelles de la Personne Concernée à des fins de prospection commerciale.

Les personnes avec lesquelles nous partageons vos Données Personnelles

Conformément aux Lois sur la protection des données personnelles, certaines de vos Données Personnelles sont susceptibles d’être partagées avec d’autres administrations, ainsi que toute autorité publique compétente (incluant les autorités des pouvoirs exécutifs et judiciaires) et prestataires de services externes (les « Destinataires »).

Dépendant du type d’aides reçu ou de l’assistance fournie par l’Office Social, ces Destinataires comprennent notamment :

• des administrations publiques et associations/syndicats : l’office national d’inclusion sociale (l’« ONIS»), le FNS, l’ADEM, l’Inspection générale de la sécurité sociale (en application de l’article 33 bis de la loi modifiée du 18 décembre 2009), le Fonds du Logements, le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique, Service central d’assistance sociale,
• la Banque et Caisse d’Epargne de l’Etat Luxembourg, Bâloise Assurances Luxembourg SA,
• des propriétaires de logement,
• des entreprises spécialisées dans les travaux d’entretien des logements, le cas échéant des entreprises de location de véhicules ou tout autre prestataires de services et administrations.

Ce partage de vos Données Personnelles n’intervient que lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution de nos missions et des finalités décrites à l’Annexe A.

Les Destinataires pourraient, sous leur propre responsabilité, confier le traitement desdites Données Personnelles à leurs agents ou prestataires de services (les « Sous-Destinataires ») lesquels devront traiter ces données uniquement afin d’assister les Destinataires dans l’exécution de notre mission d’intérêt public, de leurs services à l’Office Social et/ou d’assister les Destinataires dans le cadre du respect de leurs obligations légales.

Les Destinataires et les Sous-Destinataires, selon le cas, traitent les Données Personnelles en tant que sous-traitants (lorsqu’ils traitent les Données Personnelles au nom et sur base des instructions de l’Office Social et/ou des Destinataires), ou en tant que responsable du traitement distinct (lorsqu’ils traitent les Données Personnelles pour leurs propres besoins, à savoir pour remplir leurs propres obligations légales).

Les Destinataires et les Sous-Destinataires sont uniquement situés dans l’Espace Economique Européen.

Les droits dont vous disposez

Dans les conditions et limites fixées par les Lois sur la protection des données personnelles, vous avez le droit de :

• demander accès à vos Données Personnelles : d’obtenir de l’Office Social la confirmation que des Données Personnelles les concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, l’accès à ces données,
• d’exiger que vos Données Personnelles soient rectifiées lorsque incomplètes ou erronées : d’obtenir de l’Office Social, dans les meilleurs délais, la rectification des Données Personnelles la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la Personne concernée a le droit d’obtenir que les Données Personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire,
• d’en réclamer l’effacement: d’obtenir de l’Office Social l’effacement des Données Personnelles les concernant sans retard injustifié et l’Office Social a l’obligation d’effacer les Données Personnelles sans retard injustifié, sauf dans certains scénarios limités énoncés dans le RGPD,
• de vous opposer à leur traitement: s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à tout moment, au traitement des Données Personnelles les concernant qui est fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou sur les intérêts légitimes poursuivis par l’Office Social ou par un tiers. L’Office Social ne traitera plus les Données Personnelles, à moins qu’il ne démontre l’existence des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
• de demander la limitation de leur traitement : obtenir de l’Office Social la limitation du traitement, lorsque certaines circonstances s’appliquent.

Lorsque le traitement a été limité en vertu du paragraphe ci-dessus, ces Données Personnelles ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre, et

• d’en réclamer la portabilité : de recevoir les Données Personnelles les concernant qu’elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans entrave de la part de l’Office Social auquel les Données Personnelles ont été fournies, lorsque (i) le traitement est basé sur le consentement ou sur un contrat et (ii) le traitement est effectué à l’aide de moyens automatisés.

Vous pouvez exercer les droits mentionnés ci-dessus sur demande écrite adressée au délégué à la protection des données de l’Office Social par dpo@oscbfr.lu.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données à l’adresse suivante : 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux ou auprès de toute autre autorité de contrôle de la protection des données compétente.

Conservation de vos données :

L’Office Social conservera les Données Personnelles pendant la durée de la prestation d’aide sociale et, par la suite, pendant une période de dix (10) ans, à moins que des délais de prescription légaux plus longs ou plus courts ne s’appliquent. Une fois que l’Office Social n’a plus besoin des Données Personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, il les détruira en toute sécurité conformément aux Lois sur la protection des données personnelles.

Les principaux délais de conservation appliqués par l’Office Social sont précisés à l’Annexe C.

Dans certaines circonstances, les Données Personnelles peuvent être rendues anonymes afin qu’elles ne puissent plus être associées aux Personnes concernées, auquel cas elles ne constituent plus des données à caractère personnel et elles peuvent être conservées pour une durée illimitée.

Modifications de la Notice

L’Office Social se réserve le droit de mettre à jour la Notice à tout moment. Une version actualisée sera mise à disposition des bénéficiaires sur le site Internet de l’Office Social à l’adresse : https://www.oscbfr.lu/notice-dinformation-relative-aux-traitements-de-donnees-personnelles/. Les bénéficiaires seront informés de toute mise à jour substantielle de la Notice.